Die meisten Menschen sammeln ihre Kontoauszüge in Ordnern oder lassen sie einfach digital bei der Bank liegen. Doch kaum jemand weiß genau, wie lange man Kontoauszüge wirklich aufbewahren sollte – und wann man sie bedenkenlos entsorgen kann.
Privatpersonen: drei Jahre sind Pflicht
Für Privatpersonen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren. Der Hintergrund: So lange können zivilrechtliche Ansprüche (z. B. aus Kaufverträgen oder Handwerkerrechnungen) noch geltend gemacht werden. Kontoauszüge dienen in diesem Zeitraum als Nachweis für gezahlte Rechnungen oder überwiesene Beträge.
Beispiel:
Ein Handwerker stellt eine fehlerhafte Arbeit erst nach zwei Jahren in Rechnung oder verlangt erneut Zahlung. Mit dem Kontoauszug kann der Kunde den Nachweis erbringen, dass die Rechnung bereits beglichen wurde.
Selbstständige und Unternehmer: zehn Jahre Pflicht
Anders sieht es für Selbstständige und Gewerbetreibende aus. Hier gilt die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Kontoauszüge sind für das Finanzamt ein wichtiger Nachweis bei Betriebsprüfungen. Wer diese nicht ordnungsgemäß aufbewahrt, riskiert Ärger mit den Behörden.
Rentenversicherung: manchmal länger aufbewahren
Auch für Arbeitnehmer lohnt sich manchmal eine längere Archivierung. Denn bei der Rentenversicherung können Kontoauszüge als zusätzlicher Beleg für Beitragszahlungen dienen – vor allem, wenn Arbeitgeberdaten fehlen oder Unstimmigkeiten auftreten. Deshalb empfehlen Experten, Kontoauszüge mit Gehaltszahlungen bis zur Rente aufzubewahren.
Papier oder digital – beides gültig
Seit Jahren akzeptieren Gerichte und Behörden auch digitale Kontoauszüge, sofern sie unverändert im Online-Banking-System vorliegen oder korrekt archiviert wurden. Ein Ausdruck ist nicht zwingend erforderlich, solange die Bank den Abruf gewährleistet.
Fazit
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Privatpersonen: 3 Jahre aufbewahren
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Selbstständige/Gewerbetreibende: 10 Jahre Pflicht
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Für die Rente: Kontoauszüge mit Gehaltsnachweisen besser bis zum Renteneintritt behalten
Wer diese Fristen kennt, spart Platz im Ordner – und bewahrt trotzdem alle wichtigen Nachweise für mögliche Streitfälle auf.
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